Cómo mejorar la productividad y eficiencia de la plantilla

La eficiencia es un objetivo continuo para todas las organizaciones. Desde los procesos de manufactura hasta la optimización del área de trabajo, existen muchos consejos sobre cómo abordar los puntos débiles comunes y mejorar la productividad y la eficiencia de la plantilla.

Examinar los problemas en equipo

Los gerentes de proyecto deben comenzar evaluando el flujo de trabajo para identificar el problema. Para mejorar su proceso, aquí hay algunas preguntas que deben hacerse:

• ¿Tienen las personas adecuadas trabajando en el equipo y se utilizan adecuadamente?
• ¿Están funcionando sus procesos?
• ¿Cuáles son los obstáculos en sus procesos y qué se puede mejorar? ¿Tienen un plan en marcha?
• ¿Cuentan con la tecnología y los equipos adecuados? ¿Cumplen con sus necesidades o necesitan hacer ajustes?
• ¿Cómo afectarán estos cambios al negocio?

También es una buena idea conversar con la plantilla para obtener sus perspectivas y ver si es necesario hacer ajustes o no.

Esto puede proporcionar información sobre un problema que la gerencia de alto nivel puede no conocer y, lo que es más importante, mantiene a todo el personal involucrado en el proceso de resolución de problemas. Como veremos, este tipo de compromiso es fundamental para mejorar la productividad a largo plazo.

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Priorizar la capacitación de los empleados

Si deseamos aprender a mejorar la eficiencia de los procesos de trabajo, la plantilla es un buen lugar para comenzar. La eficiencia está impulsada por la adecuada coordinación de personas y procesos.

Como tal, la capacitación de los empleados debe ser la piedra angular de una estrategia de productividad. La capacitación regular en seguridad debe ser una prioridad, pero también mantener registros de capacitación más detallados.

Otras formas de mejorar la eficiencia de los empleados

• Configuración de horarios personalizados para toda la plantilla, con el fin de realizar un seguimiento de su progreso a lo largo del tiempo.
• Asegurarse de que los empleados reciban capacitación específica sobre nuevos equipos.
• Ofrecer a la plantilla recursos adicionales de la industria o herramientas online que les permitan aprender por sí mismos: esta es una forma segura de configurar un equipo educado, eficiente y capaz de resolver problemas.

Invertir en mejores herramientas

Cuando decimos mejores herramientas, no nos referimos a maquinaria más grande y costosa. Los equipos más sofisticados no pueden hacer mucho para maximizar la eficiencia.

En cambio, los gerentes deben enfocarse en herramientas específicas de las que actualmente carecen y cómo esas herramientas pueden llenar los vacíos de conocimiento sobre cómo mejorar los procesos de trabajo en toda la organización. Los sistemas ERP ofrecen una multitud de herramientas de gestión para aumentar la productividad, que incluyen:

• Herramientas de gestión de recursos que eliminan la necesidad de recopilar y organizar manualmente los datos de la empresa
• Análisis en tiempo real sobre la eficiencia y el rendimiento de la producción
• Integraciones de contabilidad que automatizan procesos administrativos engorrosos, como la facturación o la generación de informes
• Soporte para abordar problemas técnicos

Mantenimiento continuo de la máquina

Nos sorprenderíamos de cuántas empresas descuidan el mantenimiento básico de sus máquinas. Este es un pecado capital de la productividad manufacturera. Aunque los programas de mantenimiento pueden ser inconvenientes, son una parte esencial para mantener la operación activa y el equipo funcionando bien.

Este tipo de mantenimiento es esencial para reducir el tiempo de inactividad, especialmente en las fábricas con márgenes de beneficio reducidos. El mantenimiento regular ayuda a adelantarse a los problemas antes de que se conviertan en catástrofes.

Se debe prestar atención a lo que sucede con cada máquina y capacitar a la plantilla para que también esté atenta. Es útil comprometerse con programas de mantenimiento estrictos, así como tener repuestos, cables u otros componentes a mano en caso de que algo se descomponga. Esta medida puede mejorar la productividad y eficiencia notablemente.

Optimizar el inventario

Tanto en materias prima como en cualquier tipo de productos, el inventario debe estar listo para la optimización. Debemos trabajar para configurar disparadores automáticos para la facturación de materiales y el seguimiento de inventario.

Todas esas horas dedicadas a hojas de cálculo e informes se pueden evitar con un sistema de administración más inteligente (ERP) que brinde una visibilidad completa del inventariado de productos y ayuda a adaptarse mejor a los cambios en la demanda.

A través de este tipo de sistema, se puede evitar la escasez de productos y mantenerse al tanto de los recuentos de inventario para garantizar que las existencias estén siempre en niveles óptimos y permita mejorar la eficiencia.

Seguimiento de datos

La mayoría de las empresas tienen todos los datos que necesitan para crear flujos de trabajo eficientes y productivos. El problema es que no tienen una forma de coordinar estos datos.

Esta es otra área en la que un ERP robusto puede ayudar. Como herramienta de inteligencia empresarial, los ERP están diseñados para proporcionar una plataforma única y centralizada para todos los datos de la empresa.

Naturalmente, esto hace que sea más fácil trabajar con los datos en cualquier tipo de proceso, ya sea gestión de equipos internos, optimización de inventario, control de calidad, generación de informes… 

Optimizar la comunicación con los proveedores

Puede ser rentable mejorar la comunicación con los proveedores, vendedores y socios clave en nuestra cadena de suministro. Colaborar con ellos puede mejorar los tiempos de respuesta a los problemas.

Es preciso contar con un flujo constante de datos de la cadena de suministro en tiempo real, lo que proporciona una mejor perspectiva de las operaciones realizadas. Será importante tener estos datos a mano cuando discutamos la escasez o los problemas de rendimiento con los proveedores. Los programas informáticos adecuados permitirán mejorar la productividad y eficiencia de la plantilla.

Automatizar procesos

Podemos notar un tema recurrente a lo largo de estos consejos: la automatización es nuestra amiga cuando deseamos mejorar un proceso, ya que nos permite reducir el tiempo dedicado a la administración a mano y concentrarse más en tareas complejas que agregan valor a la empresa.

Debemos buscar oportunidades para automatizar los flujos de trabajo. Cualquier proceso que pueda definirse y repetirse puede estar maduro para la automatización, incluida la gestión de inventario, la generación de informes, la comunicación con los proveedores y la coordinación del personal.

Un sistema para mejorar los procesos de trabajo

Las pautas anteriores deberían cubrir muchos de los sospechosos habituales que tienden a restar valor a la productividad, pero recuerda, las personas y los procesos deben funcionar en armonía.

Esta es la razón por la cual las herramientas tecnológicas inteligentes son tan útiles para cerrar las brechas y por qué son tan valiosas para mejorar la productividad y eficiencia de la plantilla a largo plazo.