Documentación en el lugar de trabajo

Publicación
25 de agosto de 2021
Lectura: 4 minutos
Documentos

Hacer de la documentación una prioridad, especialmente cuando se trata del departamento de recursos humanos de la empresa, puede ayudar a mitigar disputas, ofrecer recursos cuando se necesitan y responder preguntas importantes sobre la empresa. En este artículo, analizaremos por qué la documentación es importante y las formas en que podrías considerar mejorar tu proceso de documentación.

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¿Qué es la documentación?

La documentación se refiere a un conjunto de registros que existen en línea, en papel o en discos duros. Es material que proporciona evidencia o información que sirve como registro. En el lugar de trabajo, la documentación se conserva en los registros del empleo y las acciones y eventos de la empresa según lo exigen los mandatos legales y la política de la empresa.

Las mejores prácticas de recursos humanos implican mantener registros formales e informales sobre eventos laborales. Esto puede incluir elementos como:

  • Comportamiento
  • Contribuciones
  • Acciones disciplinarias
  • Disputas
  • Investigaciones
  • Evaluaciones de desempeño
  • Violaciones de política

Mantener registros extensos permite al departamento de recursos humanos preservar un historial escrito de eventos. La documentación puede orientar al personal directivo sobre los ascensos de los empleados, las acciones disciplinarias, los aumentos de sueldo y los despidos. La documentación siempre debe ser objetiva, respaldando los conocimientos sin depender de las opiniones de los demás.

Las razones de la documentación es importante

Si bien existen muchas razones por las que mantener un sistema de documentación coherente y organizado, que puede ayudarte a ti y a tu organización a tener éxito, aquí hay tres categorías principales a considerar:

1. Demuestra profesionalidad

La documentación muestra tanto a los empleados como a los clientes que estás comprometido con la protección de la información crítica y estás dedicado a proporcionar a las partes interesadas información objetiva según sea necesario. La práctica de mantener documentación precisa por sí sola proporciona un marco accesible y manejable para abordar problemas que beneficia a todos.

2. Proporciona una guía útil para el desempeño

La documentación de tus procesos garantiza la coherencia, la eficiencia y la estandarización para que todos los que los siguen puedan rendir al máximo y tener claras sus expectativas. 

Tomarse el tiempo para documentar cada uno de los procedimientos en un formato paso a paso ahorrará tiempo y dinero a largo plazo. Esto también debe incluir la misión y la visión de la empresa, los roles y responsabilidades para cada puesto y cualquier otra expectativa de las personas que se unen a la empresa.

Una vez que describa lo que es importante para el negocio y cómo alcanzar las metas, el esfuerzo general del grupo será más directo y enfocado. Como resultado, los empleados pueden alcanzar sus metas antes y con más facilidad.

3. El negocio puede ser más rentable

La documentación de la información y los procesos ahorra un tiempo importante y costoso a los empleados al ofrecer respuestas a las preguntas de forma accesible. Cuando las empresas documenten los procedimientos, se ejecutarán de manera más eficiente.

Documentación formal vs. informal

Si bien cierta documentación, como los registros de empleo, debe ser formal, es apropiado que otros sean informales. Por ejemplo, un gerente puede mantener un registro casual de las discusiones que ha tenido con los empleados durante todo el año para abordar durante los controles individuales con ellos sobre sus objetivos, proyectos o nivel de moral.

La documentación informal puede incluso consistir en notas o cartas guardadas en el archivo de personal de un empleado. Si un empleado escribe una sugerencia y se la da a la gerencia, puede archivarla para referencia futura. El correo electrónico y las comunicaciones entre oficinas en línea también pueden servir como documentación informal cuando surge la necesidad.

Por el contrario, la documentación formal se adhiere a ciertos estándares y convenciones según lo determinado por la empresa y los procedimientos oficiales de recursos humanos.

Cómo mantener adecuadamente la documentación de los empleados

Mantener los archivos del personal de los empleados es una de las responsabilidades más importantes de RR.HH. Si bien los requisitos de la empresa pueden variar, un archivo de personal de empleados sólido debe incluir, entre otros, los siguientes datos del empleado:

  • Aplicación de trabajo
  • Currículum y carta de presentación
  • Verificación de empleo y educación
  • Descripción del puesto de trabajo
  • Información de Contacto en caso de Emergencia
  • Carta de oferta de trabajo, contraste de empleo o carta de rechazo
  • Formulario de reconocimiento del manual del empleado firmado
  • Acuerdos y documentos de reubicación
  • Lista de verificación de orientación para empleados
  • Informes de acciones disciplinarias
  • Autoevaluaciones
  • Reconocimiento
  • Sugerencias y respuestas de la empresa
  • Solicitudes de formación
  • Quejas de compañeros de trabajo
  • Informes de gastos de formación

Si un empleado es despedido o deja la empresa por otro motivo, RR.HH. debe continuar con la documentación con el empleado:

  • Carta de renuncia o rescisión
  • Entrevista de salida
  • Información del seguro
  • Información restante del cheque de pago

Consecuencias de la documentación incorrecta

Muchas industrias requieren una documentación completa realizada de una manera específica. Si las organizaciones no mantienen registros organizados, algunas de las consecuencias pueden incluir:

  • Auditorías continuas
  • Facturación incorrecta
  • Ineficiencias para el crecimiento de los empleados
  • Pérdida de ingresos
  • Seguridad comprometida

La documentación se utiliza en todas las organizaciones para registrar una variedad de información. Independientemente de tu trayectoria profesional, es importante comprender el papel que desempeña la documentación en la fuerza laboral y cómo puedes beneficiarte al mantener registros organizados para tu propia carrera.

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