4 recomendaciones para gestionar y enviar emails

Enviar emails es una de las herramientas más básicas para la búsqueda de empleo y el networking. Sin embargo, mientras más actividad online tenemos, más correo – tanto del útil como del innecesario- recibimos. Por ello, aprender a organizar y utilizar profesionalmente este recurso es uno de los primeros desafíos a resolver.

1. Ten una cuenta profesional: en la actualidad, no hay excusas para tener una dirección con un nombre falso, gracioso, con muchos números o difícil de recordar. Las cuentas de correo son gratuitas, así que deberás esforzarte por encontrar una combinación o un servidor que te permita tener tu nombre y apellido –lo más claro posibles- como dirección de correo. Es fundamental que esta información de contacto transmita credibilidad y ayude así a construir una buena imagen profesional.
2. Crea respuestas rápidas: es importante que tengas la opción de enviar tus respuestas más fácilmente. Si bien debes intentar personalizar cada uno de tus correos, siempre existen párrafos que escribirás una y otra vez y tener plantillas predeterminadas te ayudará a hacerlo más rápidamente. Algunos servidores te permitirán crear una lista de ‘respuestas tipo’, pero de no ser posible también puedes elaborar tus propios documentos con ellas y utilizar la opción “Copiar + Pegar” cuando sea necesario. Por otra parte, procura siempre responder los emails a la mayor brevedad posible -aunque sea para indicar que te contactarás luego-, ello te hará ver como una persona atenta y eficiente.
3. Programa el envío de respuestas: esta es una opción interesante para la búsqueda de empleo ya que te permitirá redactar tus mails inmediatamente después de una entrevista de trabajo y decidir luego en qué momento enviarlos. Así, tendrás toda la información mucho más fresca en tu memoria y escribirás con mayor confianza y fluidez tus mensajes. Sólo recuerda que al redactarlos deberás tener presente la fecha en la que serán enviados para referirte a los hechos pasados como si hubieran ocurrido ‘ayer’ o ‘hace dos días atrás’, etc. También en otras ocasiones será útil programar el envío de los correos teniendo en consideración los tiempos del destinatario (si está de vacaciones, si ese día no trabaja o sus horarios habituales, entre otros).
4. Finalmente, la organización es un tema clave para gestionar tus correos y responder rápidamente. Gmail y algunos otros servidores te permiten tener más de una bandeja de entrada u organizar los mensajes por etiquetas o categorías. Por otra parte, actualmente los correos pueden rastrearse rápida y fácilmente, por lo que no es muy recomendable invertir tiempo y esfuerzo en crear otras carpetas y reorganizarlos a medida que van llegando. Preferentemente aprovecha las opciones que te ofrece tu servidor y ahórrate esos minutos diarios de gestión.